以前使ったExcelシートをコピーして再度使おうとすると、どんな計算をしているのかわからなくなってしまったり、どのセルの数字を上書きすればいいかわからなくなってしまうことがあります。経理は一度整えた作業を何度も繰り返す仕事ですので、そのたびに計算の流れを確認してどこに入力すればよいか考えるのは非常にムダな時間であり、経理高速化の大きな障害になってしまいます。
そこで、Excelシートの作り方に一定のルールを設けて、いつでも迷わないシート作りを心掛けましょう。今回は当社のExcelシート作成ノウハウを公開します。これを守っていけば着実に、そして加速度的に経理スピードが上がっていきます。ぜひ定期的に読み返して、しっかり実践していただければと思います。
経理業務にもっとも便利な関数であるSUMIF関数の弱点は、検索条件リストに漏れがあった場合に、その検索条件での集計が丸々抜けてしまうことです。これは集計する項目を限定したいときには便利ですが、完全な集計表を作るときは抜けが生じないよう重々注意する必要があります。
SUMIFと漏れや重複のないリストの作成方法、そしてミスの有無の確認方法は、以下の記事をご参照ください。
▶経理を高速化するSUMIF関数の基本と５つの超便利機能
▶経理を高速化する漏れや重複のない【リスト作成】のExcel技
▶経理高速化とミス防止を同時達成するExcelの【ポカヨケ】設置法
さて、では今回は、集計結果の合計が元データと一致せず、「どこかに漏れや重複があるのはわかっているけど、具体的にどこにあるのかわからない」という状況で、どのように漏れ・重複を探せばよいかをご紹介します。
その方法としては、COUNTIF関数とフィルター機能の２つを使います。経理ではそれぞれ様々な場面で活躍する機能ですので、しっかりとマスターしましょう。
経理は、時に月々何万桁にも及ぶデータを集計・集約し、会計データに加工していきます。そんな膨大なデータから、「重複を削除した漏れ・ダブりのないリスト（一覧）を作りたい！」と思ったことはないでしょうか。
Excelには、重複の削除という非常に便利な機能が付いています。この機能を使うと、SUMIF集計などで驚くほど時間を短縮できます。
今回は経理業務でよくある事例を参考に、「重複の削除」機能の使い方を学びましょう。
経理高速化は小さなカイゼンの積み重ねです。
「こうしたらもっと速くなるのではないか」という仮説を立て、実際にそれを実行し、その効果を検証します。このようなPDCAサイクルを個人でもチームでも回していきましょう。
経理部長さんからお話を聞くと、毎月の経理部内会議で効率化を訴えているが、いつまでたっても月次の締めは早くならないし、残業時間も一向に減らない、という嘆きを伺います。原因は一様ではないとは思いますが、ほとんどの場合で「PDCAの定義の仕方」に誤解があるように思います。
結論からいうと、経理高速化における「月次決算」とは、PDCAのC、すなわちCheckに該当します。先入観で「月次決算は実作業なのでDだ」と考えてしまうと、計画的に経理高速化を実現することはできません。
なぜ月次決算がCに該当するのか、今回をその理由を説明しましょう。
経理高速化とは経理スピードを上げることですが、これは慎重さを犠牲にするものではありません。なぜならミスが生じると作業プロセスの手戻りが発生するため、むしろ経理高速化の障壁となります。ミスの発生を可能な限り低くし、また発生してしまったミスを早期に発見することが、経理高速化の王道といえるでしょう。
さて、今回はExcelで作業することの多い経理パーソンにとって、シートに組み込んでおくことで劇的にミスを減らすことのできるポカヨケと呼ばれる技法を紹介しましょう。作業はとても簡単ですが、この手法を用いれば驚くほどミスが減少し、スムーズな業務進行が実現します。
