経理高速化のコツは、可能な限り「判断」と「作業」を機械に任せてしまうことです。Excelはそれを実現する力強い味方であり、使いこなせば経理は確実に高速化していきます。
さて、経理の仕事では、表の中から特定のデータを探し出す作業があります。特定の勘定科目の数値を抜き出したり、顧客リストの中から特定の顧客の住所を取り出すといった作業です。
このような「抽出」作業をExcelで自動化する方法として、SUMIF関数とVLOOKUP関数を紹介しました。詳細は以下をご覧ください。
▶経理を高速化するSUMIF関数の基本と５つの超便利機能
▶経理の文書作成を高速化する【VLOOKUP関数】の使い方
今回はそれを踏まえて、この２つの関数にはできない複雑な抽出方法をご紹介します。
その抽出方法とは、「クロス抽出」。登場する関数はINDEX関数とMATCH関数です。
単純反復作業の多い経理を高速化するためには、作業や判断を自動化する仕組みを整えることが不可欠です。そのためには使い勝手の良いExcelシートを作りこみ、実作業の際になるべく人間が作業しなくていい準備を整えましょう。
さて、経理ではリスト化された表から特定のデータを探して使うことがありますが、Excelを使えば自動でデータを探し、抽出することができます。数値を抽出する方法として、当社ではSUMIF関数をオススメしています。SUMIF関数については以下にまとめてありますのでご覧ください。
SUMIF関数は数値を扱う経理に向いた関数ですが、数値しか扱えないという欠点があります。つまり、名前や住所などの文字列情報は抽出してくることができません。
そこで今回は、リストから文字列を抽出できるVLOOKUP関数をご紹介します。SUMIF関数より使い勝手が悪いものの、この関数を使うことで大量の文字列を瞬時に扱うことができ、請求書の作成やインポートデータの摘要作成などの場面で大活躍してくれます。
以前使ったExcelシートをコピーして再度使おうとすると、どんな計算をしているのかわからなくなってしまったり、どのセルの数字を上書きすればいいかわからなくなってしまうことがあります。経理は一度整えた作業を何度も繰り返す仕事ですので、そのたびに計算の流れを確認してどこに入力すればよいか考えるのは非常にムダな時間であり、経理高速化の大きな障害になってしまいます。
そこで、Excelシートの作り方に一定のルールを設けて、いつでも迷わないシート作りを心掛けましょう。今回は当社のExcelシート作成ノウハウを公開します。これを守っていけば着実に、そして加速度的に経理スピードが上がっていきます。ぜひ定期的に読み返して、しっかり実践していただければと思います。
経理業務にもっとも便利な関数であるSUMIF関数の弱点は、検索条件リストに漏れがあった場合に、その検索条件での集計が丸々抜けてしまうことです。これは集計する項目を限定したいときには便利ですが、完全な集計表を作るときは抜けが生じないよう重々注意する必要があります。
SUMIFと漏れや重複のないリストの作成方法、そしてミスの有無の確認方法は、以下の記事をご参照ください。
▶経理を高速化するSUMIF関数の基本と５つの超便利機能
▶経理を高速化する漏れや重複のない【リスト作成】のExcel技
▶経理高速化とミス防止を同時達成するExcelの【ポカヨケ】設置法
さて、では今回は、集計結果の合計が元データと一致せず、「どこかに漏れや重複があるのはわかっているけど、具体的にどこにあるのかわからない」という状況で、どのように漏れ・重複を探せばよいかをご紹介します。
その方法としては、COUNTIF関数とフィルター機能の２つを使います。経理ではそれぞれ様々な場面で活躍する機能ですので、しっかりとマスターしましょう。
経理は、時に月々何万桁にも及ぶデータを集計・集約し、会計データに加工していきます。そんな膨大なデータから、「重複を削除した漏れ・ダブりのないリスト（一覧）を作りたい！」と思ったことはないでしょうか。
Excelには、重複の削除という非常に便利な機能が付いています。この機能を使うと、SUMIF集計などで驚くほど時間を短縮できます。
今回は経理業務でよくある事例を参考に、「重複の削除」機能の使い方を学びましょう。
経理高速化は小さなカイゼンの積み重ねです。
「こうしたらもっと速くなるのではないか」という仮説を立て、実際にそれを実行し、その効果を検証します。このようなPDCAサイクルを個人でもチームでも回していきましょう。
経理部長さんからお話を聞くと、毎月の経理部内会議で効率化を訴えているが、いつまでたっても月次の締めは早くならないし、残業時間も一向に減らない、という嘆きを伺います。原因は一様ではないとは思いますが、ほとんどの場合で「PDCAの定義の仕方」に誤解があるように思います。
結論からいうと、経理高速化における「月次決算」とは、PDCAのC、すなわちCheckに該当します。先入観で「月次決算は実作業なのでDだ」と考えてしまうと、計画的に経理高速化を実現することはできません。
なぜ月次決算がCに該当するのか、今回をその理由を説明しましょう。
経理高速化とは経理スピードを上げることですが、これは慎重さを犠牲にするものではありません。なぜならミスが生じると作業プロセスの手戻りが発生するため、むしろ経理高速化の障壁となります。ミスの発生を可能な限り低くし、また発生してしまったミスを早期に発見することが、経理高速化の王道といえるでしょう。
さて、今回はExcelで作業することの多い経理パーソンにとって、シートに組み込んでおくことで劇的にミスを減らすことのできるポカヨケと呼ばれる技法を紹介しましょう。作業はとても簡単ですが、この手法を用いれば驚くほどミスが減少し、スムーズな業務進行が実現します。
Excelは経理に欠かせないツールですが、非常に奥が深く、すべての機能を覚えることは不可能です。そこで、経理業務にとって特に便利な機能を優先的に覚えていきましょう。
中でも、もっとも経理に有用で、活躍の場が広くて深い関数は（有名なSUMを除くと）、「SUMIF（サムイフ）関数」です。
この関数を使いこなすと、複雑なデータの集計、整理、転送があっという間に自動化でき、さらに応用するとデータ収集、数値の突合せ、データ比較を驚くほど簡単に出来てしまいます。私はこのSUMIF関数を中心に業務を効率化し、前任者が２日かけていた業務を２時間に短縮したことがあります。
そこで本稿では、便利なSUMIF関数の基礎と機能を紹介します。SUMIF関数を使ったことのない人はもちろん、すでに使っている人も「こんな機能があったのか！」と驚かれると思います。
